Rekisteriseloste

1.  Henkilötietojen kerääminen katsastustoiminnassa

Henkilötietoja kerätään Muster-järjestelmää käyttäen katsastuksen ajanvarauksen yhteydessä. Asiakas kirjaa tietonsa järjestelmään ja hyväksyy niiden tallentamisen. Jos asiakas ei hyväksy tallennusta, ei järjestelmää voi käyttää. Tallennettavia tietoja ovat nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Kerättäessä asiakkaalta pyydetään lupa tietojen tallentamiseen, markkinointia varten sekä tietojen edelleen luovutusta varten. Tiedot säilytetään Muster-tietojärjestelmässä, ja ne ovat saatavissa sieltä markkinointitarkoitusta varten. Muster-järjestelmästä ulos otetut tiedot käytetään välittömästi, jonka jälkeen ulos otetut tiedot hävitetään. Musterissa tiedot säilyvät siitä huolimatta, että ne on otettu ulos, ja ne voidaan tarvittaessa ottaa ulos myöhemmin uudelleen.

Asiakaspalautteen antamisen yhteydessä Feedbacklyn järjestelmään kerättäviä henkilötietoja käytetään vain tilanteessa, joissa henkilö osallistuu arvontaan. Arvonnan jälkeen tiedot hävitetään.

Katsastustoimipaikka tallentaa myös henkilöstönsä tiedot. Nämä säilytetään työntekijöitä koskevien tietojen yhteydessä. Henkilöstön tiedot kerätään palkanmaksua, vakuuttamista ja verottamista varten, sekä pätevyyden seurannan mahdollistamiseksi. Tiedot tallennetaan palkanmaksujärjestelmään.

2.  Henkilötietojen käsittelyn riskit

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit liittyvät mahdollisiin ulkopuolelta tuleviin tietomurtoihin, sekä henkilöstön tekemään luvattomaan tietojen katseluun.

Asiakastiedot eivät sisällä henkilötunnuksia eivätkä tilitietoja, joten riskit tietojen väärinkäytöstä ovat maltillisia.

Työntekijätietoja on taas niin rajatulta ihmismäärältä, että niiden joutuessa vääriin käsiin, ongelman suuruus on rajallinen.

3.  Tietosuoja-asetuksessa olevat asiakkaiden oikeudet

Henkilöasiakkailla on oikeus nähdä Musterissa heistä kerätyt tiedot. Ne saadaan näkyviin nimen perusteella, ja ne voidaan korjata oikeiksi tai ylikirjoittaa tunnistamattomaksi. Muster järjestelmässä on tätä varten rakennettu ominaisuus. Asiakkaiden henkilötietojen unohtaminen toteutetaan manuaalisesti.

Katsastustoimipaikka on laatinut rekisteriselosteen henkilötietojen keräämisestä, ja se näytetään asiakkaalle ennen tietojen keräämistä riippumatta millä tavoin henkilötietoja kerätään.

Pyynnöt voivat tulla joko henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai sähköpostitse. Puhelimitse esitettyjä tietojen poistoja ei tehdä, koska puhelimitse ei voida varmistua henkilön identiteetistä.

4.  Tietoturvasta huolehtiminen

Asiakastietojen tietoturvasta huolehditaan Muster-järjestelmän henkilökohtaisten käyttäjätunnusten kautta. Tietoja ei ole saatavissa muutoin kuin suoraan tietojärjestelmästä. Käyttäjätunnuksia voivat saada ainoastaan yhteisölle työskentelevät henkilöt.

Henkilöstötietojen tallennus tapahtuu palkanmaksujärjestelmässä, josta tietojen saanti edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnukset on ainoastaan palkanmaksusta vastaavalla henkilöllä sekä yhteisön nimenkirjoitusoikeuden omaavalla taholla.

Jos yhteisön tietoon tulee tilanne, jossa asiakastietoja tai henkilöstötietoja on joutunut vääriin käsiin, ilmoitetaan asiasta asianomaisille sekä tietosuojaviranomaiselle. Asiakastietojen osalta tämä tehdään sähköpostitse, ja henkilöstötietojen osalta henkilökohtaisesti.

5.  Kolmannet osapuolet

Kaikissa toimeksiannoissa noudatetaan sopimuksia, joissa edellytetään toimittajaa toimimaan tietosuojasäädösten mukaisesti. Markkinointia voidaan hankkia asiakastietoihin pohjautuen. Tällöin kolmas osapuoli hävittää materiaalin sekä henkilötiedot sen jälkeen, kun tehtävä suoritettu sovitulla tavoin.

Henkilöstötietojen tallennuksessa järjestelmän toimittaja sitoutuu olemaan käyttämättä tietoja.